Rechnung

Geschichte der Sanitär-, Heizungs-, Klima- und Solartechnik
Abkürzungen im SHK-Handwerk
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Alle Angaben ohne Gewähr

Handwerkerrechnung
Wer die Kosten für Renovierung, Modernisierung oder Reparaturen im privaten Haushalt bei der Steuer absetzen will, muss die Handwerkerrechnung bargeldlos bezahlen. So entschied jetzt der Bundesfinanzhof ( Az.: VI R 14/08). Bei Barzahlung gebe es keine Steuerermäßigung. Schließlich wollte der Gesetzgeber mit dieser Vorschrift die Schwarzarbeit bekämpfen. Zur Erinnerung: Ab 2009 sind direkt von der Einkommensteuer 20 % der Kosten, höchstens aber 1.200 Euro absetzbar (bisher 600 Euro).

Die Absetzbarkeit (Abzug bzw. Steuerermäßigung) bezieht sich nur auf die Lohnkosten (Arbeitslohn des Handwerkers) also nicht auf Kosten für das Arbeitsmaterial. Handwerksbetriebe schlüsseln daher ihre Rechnungen genau nach Arbeitslohn und sonstigen Kosten auf. Eine reine Festpreisvereinbarung auf einer Rechnung ist steuerlich nicht begünstigt. Mit dem Handwerksunternehmen sollte daher schon vor der Rechnungstellung über die erforderliche Aufteilung auf der Rechnung gesprochen werden. Als Auftraggeber eines Handwerkers ist darauf zu achten, dass in der Rechnung Arbeitslohn und Arbeitsmaterial einzeln mit getrennter Mehrwertsteuer aufgeführt sind.

Das Finanzamt verlangt eine detaillierte Rechnung über die Leistungen und auf Verlangen ist die Zahlung durch einen Kontoauszug, aus dem sich die Abbuchung des Rechnungsbetrages ergibt, oder durch eine entsprechende Bankbescheinigung nachzuweisen. Die Vorlage einer Durchschrift oder Kopie des Überweisungsträgers reicht im Zweifelsfall nicht aus. Bargeschäfte mit oder ohne Rechnung sind nicht begünstigt (§ 35a Abs. 5 EStG). Eine Barzahlung der Rechnung wird von der Finanzverwaltung selbst dann nicht steuermindernd berücksichtigt, wenn der Handwerker den Geldeingang und dessen ordnungsgemäße Versteuerung bestätigt. Die Bedingung der Zahlung per Bank ist aber erfüllt, wenn die Rechnung vom Konto eines Dritten bezahlt wird (FG Sachsen, Urteil vom 18.09.2009 - Az 4 K 645/09).

Die Finanzverwaltung erkennt ein Geschäftsdokument als Rechnung (§ 14 - Umsatzsteuergesetz) nur an, wenn folgende Angaben vorhanden sind:

•  Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (AN - Auftragnehmer)
•  Name und Anschrift des Leistungsempfängers (AG - Auftraggeber)
•  Termin der Lieferung oder Leistung
•  Ausweisung der angefallenen Lohnkosten
•  Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
•  Steuersätze der aufgeschlüsselten Netto-Beträge und die jeweils darauf entfallenen Steuer-Beträge
•  Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
•  eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
•  Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers

Wenn einzelne oder alle Positionen von der Umsatzsteuer befreit sind, muss dies durch einen zusätzlich Hinweis auf die Rechnung vermerkt werden (z. B. wenn der Aussteller unter die Kleinunternehmer-Regelung fällt ["Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG"]).

Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 250 €) müssen nicht so umfangreich aufgestellt sein. Hier genügen nach § 33 der Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung folgende Angaben:

•  Name und Anschrift des Ausstellers (AN - Auftragnehmer)
•  Ausstellungsdatum
•  Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung
•  Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Der Steuersatz in einer Kleinbetragsrechnung kann auch zu einem unberechtigten Steuerausweis oder einem unrichtigen Steuerausweis führen. Rechnet ein Kleinunternehmer mit einer Kleinbetragsrechnung ab, in der er "enthält 19 % Umsatzsteuer" angibt, ist dies ein unberechtigter Steuerausweis – der Kleinunternehmer schuldet aus dem angegebenen Gesamtbetrag 19 % Umsatzsteuer nach § 14c Abs. 2 UStG. Gibt ein regelbesteuerter Unternehmer in einer Kleinbetragsrechnung für eine dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegende Lieferung fehlerhafterweise "enthält 19 % Umsatzsteuer" an, schuldet er den Differenzbetrag zu 7 % als unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer nach § 14c Abs. 1 UStG.

In den folgenden Fällen darf nicht mit einer Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden:
• Es wird eine Lieferung ausgeführt, deren Ort sich bei einer Lieferung zwischen zwei Mitgliedstaaten nach § 3c UStG in den Bestimmungsmitgliedstaat verlagert (Versandhandelsregelung).
• Es wird eine steuerbare, aber steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach § 6a UStG ausgeführt.
• Es wird eine Leistung ausgeführt, bei der der Leistungsempfänger nach § 13b UStG (Reverse-Charge-Verfahren) zum Steuerschuldner wird.

Abschlagsrechnung
Bei der Abschlagsrechnung vereinbahren die Vertragspartner (Auftraggeber und Auftragnehmer), dass ein bestimmter Anteil an der Gesamtsumme oder ein vorher festgelegter Pauschalbetrag als Abschlagszahlung bezahlt wird. Eine Abschlagsrechnung ist also eine ungenauere Teilrechnung. Sie ist gegenüber der Teilrechnung weniger genau bzw. detailliert aufgebaut.
Abschlagszahlungen werden nicht nur über sehr große Summen vereinbart. Besonders für Kleinunternehmern und Betriebe, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, können die Abschlagszahlungen bei größeren Projekten, die eine längere Zeit beanspruchen und hohe Materialkosten verursachen, überlebenswichtig sein.
Für Handwerker hat sich das Recht erheblich verbessert. Neben den § 650v, § 632a und §§ 946ff BGBgibt es auch Regelungen in § 16 Abs. 1 - VOB/B und im Forderungssicherungsgesetz. Aber wie überall, klare Absprachen und Verträge sichern den reibungsloseren und zeitplanmäßigen Ablauf bei Abschlagsrechnungen.

Angaben auf einer Abschlagsrechnung
• Bezeichnung der Rechnung: Der Begriff "Abschlagsrechnung" muss auf der Rechnung genannt werden
• Rechnungsnummer: Auf fortlaufende Nummerierung achten. Außerdem angeben, die wievielte Abschlagsrechnung der Kunde vor sich hat
• Angaben: Name, Firma und Anschrift
• Angaben des Rechnungsempfängers: Name, Firma und Anschrift (Rechnungsadresse)
• Datum der Abschlagsrechnung
• Lieferzeitraum: Der Zeitraum oder Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wurde, die abrechnet wird, muss ebenfalls auf der Rechnung genannt werden. Sollte die Leistung erst in der Zukunft erbracht wird, gehört der voraussichtliche Lieferzeitpunkt auf die Rechnung
• Bezeichnung der Ware oder Dienstleitung: Möglichst genau Beschreibung der Leistung, die abrechnet wird, damit später keine Unstimmigkeiten auftreten
• Aktuell geltender Steuersatz
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern Umsatzsteuer berechnet wird)
• Grund für Befreiung von der Umsatzsteuer
• Netto- und Bruttobetrag

Abschlussrechnung - Abschlagsrechnung - Günther Krüger, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
Abschlagsrechnung - sevDesk GmbH

Gerichtssichere Zustellung / Rechtssichere Zustellung
Die Frage, wie eine Kündigung oder ein Widerruf eines Vertragsabschlusses, eine Mahnung, eine Zahlungsaufforderung, eine Reklamation oder eine Mängelanzeige dem Empfänger gerichtssicher (rechtssicher) zugestellt wird, stellt sich immer wieder. Hier gibt es einige Rechtsirrtümer. So kann z. B. der Absender eines Einschreibens zwar beweisen, dass der Brief zugestellt wurde, aber nicht welchen Inhalt das Schreiben hatte. In vielen Fällen ist diese Zustellart überflüssig und kann sogar schädlich sein.
Eine Zustellung ist dann erfolgt, wenn ein Schreiben dem Empfänger zugegangen ist, wenn es also in den Bereich des Empfänger (Wohnung, Briefkasten, Schreibtisch am Arbeitsplatz) gelangt ist und er davon Kenntnis nehmen kann. Das Schreiben gilt juristisch gesehen an dem Tag als zugegangen, an dem der Briefträger den Brief in den Briefkasten des Empfänger geworfen hat. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Briefkasten noch am selben Tag geleert wird oder nicht. Dies gilt auch dann, wenn der Empfänger im Urlaub ist. Es kommt auch nicht darauf an, ob er das Schreiben tatsächlich liest, sondern nur der Zeitpunkt an den er unter normalen Umständen erstmals davon Kenntnis nehmen konnte.
Für die Zustellung von Schreiben bzw. Dokumenten gibt es folgende Zustellungsarten:

•  Einwurf-Einschreiben
•  Einschreiben mit Rückschein (Übergabe-Einschreiben)
•  E-Mail oder Fax
•  persönliche Übergabe oder durch vertrauenswürdigen Boten
•  Gerichtsvollzieher (Postzustellungsurkunde)

Ein Einwurfeinschreiben wird mit einem Einlieferungsschein aufgegeben und belegt an welchem Tag der Brief aufgegeben wurde. Der Postzusteller vermerkt auf dem Auslieferungsbeleg, wann er das Schreiben in den Briefkasten des Empfängers geworfen hat. Dieser Zustellbeleg kann bei der Post angefordert werden, wenn vor Gericht der rechtzeitige Zugang bewiesen werden muss. Hier wird aber nur die Zustellung bescheinigt, aber nicht der Inhalt des Briefes.
Bei einem Einschreiben mit Rückschein (Übergabe-Einschreiben) muss der Briefträger eine Unterschrift des Empfängers bekommen. Wenn der Empfänger nicht zu Hause ist oder die Annahme verweigert, wirft der Briefträger nicht das Schreiben in den Briefkasten, sondern nur eine Abholbenachrichtigung. Damit gilt das Schreiben als nicht zugegangen.
Eine E-Mail oder ein Fax gilt bei den Gerichten als unsichere Zustellung, auch wenn es E-Mail-Sendeprotokoll oder Fax-Protokoll gibt.
Die persönlichen Übergabe gegen Empfangsquittung oder die Zustellung durch einen vertrauenswürdigen Boten ist eine sichere Zustellungsart. Der Bote kann bei Streitigkeiten über die Zustellung und den Inhalt des Briefes als Zeuge vor Gericht aussagen. Er muss das Schreiben selbst übergeben oder in den Briefkasten des Empfängers einwerfen. Hier sollte der Absender das Schreiben erst in Gegenwart des Boten in den Umschlag stecken und verschließen. Natürlich muss der Bote das Schreiben lesen, damit er bezeugen kann, welchen Inhalt das Schreiben hatte.
Die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher ist die sicherste Zustellungsart (Postzustellungsurkunde). Welcher Gerichtsvollzieher zuständig ist, kann bei dem zuständigen Amtsgericht (Gerichtsvollzieherverteilstelle) am Wohnort des Empfängers erfragt werden. Der Gerichtsvollzieher bekommt dann das Schreiben per Post und stellt es selber oder durch die Post zu. Der Inhalt des Schreibens und sein Zugang werden amtlich beurkundet. Diese Zustellungsart ist auch rechtssicher, wenn der Empfänger nicht da ist oder er die Annahme verweigert. Die Kosten hierfür sind durchaus überschaubar und dürften in der Regel um die 10 € (§ 191 ZPO Abschnitt 1 Nr. 100 plus Beglaubigung des Schreibens Nr. 102) betragen, wenn der Gerichtsvollzieher einen Zustelldienst beauftragt.

Zustellungsnachweis - Sicherer Versand für Schreiben, Briefe

§ 192 ZPO (Zivilprozessordnung) - Zustellung durch Gerichtsvollzieher
§ 193 ZPO (Zivilprozessordnung) - Ausführung der Zustellung
Gesetz über Kosten der Gerichtsvollzieher (Gerichtsvollzieherkostengesetz – GvKostG)

Aufbewahrungsfristen
Geschäftliche Unterlagen muss jeder Gewerbetreibende nicht nur im eigenen Interesse sondern auch nach dem Steuer- und Handelsrecht über einen bestimmten Zeitraum (6 und 10 Jahre) aufbewahren.
Auch Privatleute haben nach dem Steuerrecht eine zweijährige Aufbewahrungspflicht. Diese bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die sie im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Dazu gehören sämtliche Bauleistungen, Planerunterlagen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Grenzbebauungen. Ein Hinweis auf diese Aufbewahrungspflicht muss in der Rechnung (UStG) angegeben werden. Der Hintergrund liegt u. a. in der Bekämpfung der Schwarzarbeit. Alle Unterlagen, die handwerkliche Leistungen beinhalten, besonders die die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten bis zu fünf Jahre lang in Papierform und als Original aufbewahrt werden.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen - 2020
Aufbewahrungsfristen - 2017
ABC der Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen im Steuerrecht und Handelsrecht
Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht - Stand: März 2006 - HK Hamburg

Dokumentenmanagement
Mit dem Dokumenten-Management-System (DMS) können Dokumente (Kundendaten, Auftragsdaten, Berechnungsunterlagen, Leistungsverzeichnisse, Bilddaten, Rechnungsdaten, Auswertungsdaten, Produktdaten) rechtssicher digitalisiert und archiviert werden. Ein DMS geordnet, katalogisiert, schützt vor Veränderung und ist vor allen Dingen benutzerfreundlich. Ein Zugriff auf alle Dateien ist jederzeit und überall möglich.
So kann ein einzelnes neues Dokument aus der Papierform einfach digitalisiert werden. Es wird es eingescannt, das richtige Dateiformat ausgewählt und dann mit einem sinnvollen Namen versehen, in den richtigen Ordner verschoben.
Die Voraussetzung für den Einsatz eines Dokument-Management-Systems und eine regelmäßige Datensicherung sind hochverfügbare Speichersysteme (Cloud-Speicher).
Mit der Nutzung des DMS werden nicht nur Wettbewerbsvorteile erreicht, sondern es reduziert auch den Aufwand auf Grund optimierter Arbeitsprozesse und der zentralen, digitalen Dokumentenablage.

Dokumente digital, strukturiert und rechtssicher archivieren - IQUADRAT AG
Dokumentenmanagement - Bents Büro GmbH
Lagergut-Digital - Digitalisierung und elektronische Archivierung - Lagergut GmbH

Cloud-Speicher

Das Arbeiten mit einer Cloud ist eine einfache, zuverlässige und skalierbare Methode zum Speichern, Abrufen und Freigeben von Daten. Da die meisten Computernutzer nicht selbst Hard- und Software für einen eigenen Cloudspeicher einrichten wollen, gibt es kommerzielle Cloud-Anbieter mit unkomplizierte Fertiglösungen. Die Datenübertragung sollte in jedem Falle verschlüsselt erfolgen.
Die Nutzung einer Cloud bietet sich an, wenn Unternehmensdaten auf mehr als nur einem Rechner (Laptop, Smartphones, Tablets) verfügbar sein sollen. Dann kann man überall auf alle benötigten Daten (z. B. Berechnungsunterlagen, technische Unterlagen, Bilder, Videos) zugreifen. Vorausgesetzt, es gibt eine Internetverbindung.
Eine Hemmschwelle für die Nutzung er Cloud ist das Thema Datenschutz. Die Skepsis gegenüber der "Wolke" ist besonders bei deutschen Unternehmen verbreitet. Die meisten Server stehen im Ausland und da werden eine fehlende Abhörsicherheit, Verschlüsselungsprobleme, gehackte Serverarchitekturen und geringe Ausfallsicherheit vermutet. Die Server sollten also in Deutschland stehen, bei denen dann deutsches Recht angewendet werden muss. Hier gelten dann die überarbeiteten Datenschutzgesetze nach neuester EU-Norm.

Eine große Gefahr bei der Nutzung einer Cloud besteht darin, wenn jemand die vollständigen Zugangsdaten hat, dann hat der auch einen Zugriff auf die Daten in der Cloud. Ein weiterer Nachteil, ohne Internet keinen Zugriff auf die Cloud. Also sollte man bedenken, dass man nur per Internet einen Zugriff auf die eigenen Daten hat.
Ein Vorteil bei der Einrichtung einer Cloud ist, dass die gespeicherten Daten auch dann sicher sind, wenn diese, die auf dem Computer z. B. durch ein Feuer oder Hochwasser vernichtet wurden, weiter vorhanden sind.

Arten der Cloud-Bereitstellung
Bei Cloud-Services unterscheidet man verschiedene Arten der Bereitstellung. Je nachdem von wem die Services angeboten werden und an welche Zielgruppe sie sich richten, spricht man dabei von
• Public Clouds
• Private Clouds
• Hybrid Clouds
• Community Cloud

Public Cloud
Die Public Cloud oder öffentliche Cloud ist ein Angebot eines frei zugänglichen Providers, der seine Dienste offen über das Internet für jedermann zugänglich macht. Webmailer-Dienste oder die bekannten Google-Docs sind ebenso Beispiele für Public Cloud Angebote wie die kostenpflichtigen Services eines Microsoft Office 365 oder eines SAP Business by Design.
Private Cloud
Dem gegenüber stehen Private Cloud Dienste. Aus Gründen von Datenschutz und IT-Sicherheit ziehen es Unternehmen häufig vor, ihre IT-Dienste weiterhin selbst zu betreiben und ausschließlich ihren eigenen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Werden diese in einer Weise angeboten, dass der Endnutzer im Unternehmen cloud-typische Mehrwerte nutzen kann, wie z. B. eine skalierbare IT-Infrastruktur oder installations- und wartungsfreie IT-Anwendungen, die über den Webbrowser in Anspruch genommen werden können, dann spricht man von einer Private Cloud. Häufig werden diese Mehrwerte aber in so bezeichneten IT-Infrastrukturen nicht oder nur teilweise erreicht.
Hybrid Clouds
Mit Hybrid Clouds werden Mischformen dieser beiden Ansätze bezeichnet. So laufen bestimmte Services bei öffentlichen Anbietern über das Internet, während datenschutzkritische Anwendungen und Daten im Unternehmen betrieben und verarbeitet werden. Die Herausforderung liegt hier in der Trennung der Geschäftsprozesse in datenschutzkritische und -unkritische Workflows. Voraussetzung ist eine saubere und konsequente Klassifizierung der im Unternehmen vorhandenen und verarbeiteten Daten.
Community Clouds
Einen eher seltenen Spezialfall stellen die so genannten Community Clouds dar. So werden Cloud-Infrastrukturen bezeichnet, die von mehreren Unternehmen – z. B. im Kontext eines Projekts – genutzt und bereitgestellt werden, um gemeinsam auf bestimmte Dienste zugreifen zu können. Diese sind jedoch nicht öffentlich verfügbar, sondern beschränken sich auf einen definierten Nutzerkreis.
Quelle: Fraunhofer-Allianz Cloud Computing

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Wasserzeichen
Ein Wasserzeichen (Logo oder ein Text) wird eingesetzt, um das Urheberrecht an einem Dokument oder einer Bilddatei anzuzeigen. Es wird auch für die Vermarktung digitaler Arbeitsergebnisse eingesetzt. Das Wasserzeichen schützt nicht nur das Urheberrecht der eigenen Arbeit, es stellt auch sicher, dass diese nicht ohne Erlaubnis verändert oder weiterverwendet werden kann.
Ein Wasserzeichen kann aber auch zur Einführung einer Marke oder eines Unternehmens (Branding-Taktik) eingesetzt werden. Wie eine Unterschrift kennzeichnet das digitale Wasserzeichen seinen Namen und soll den Bekanntheitsgrad einer Marke erhöhen.
In vielen Fällen wird ein digitales Wasserzeichen verwendet, den Status eines Dokuments (Original, Kopie, Entwurf, Muster) zu kennzeichnen. Dadurch kann eine Arbeit vom Entwurf bis zur Fertigstellung verfolgt werden.
Jeder kennt die Wasserzeichen auf Banknoten, durch die Fälschungen verhindert werden sollen.

Wie ein Wasserzeichen aussehen soll, kann jeder Anwender selber festlegen. Es kann ein Logo, ein Bild oder ein Text (Statusinformationen) sein. In der Regel ist das von dem Objekt (Dokument [z. B. Fachbericht, Rechnung, Baulanung, Berechnungsunterlagen, Leistungsverzeichnis], Bild, Video) abhängig.
Es gibt auch die Möglichkeit, ohne ein Wasserzeichen, durch spezielle Merkmale an bestimmten Stellen auf den Dokumenten und Fotos nachzuweisen, dass man der Eigentümer ist.
Es gibt viele Anbieter (z. B. Dropbox, Microsoft Word, Photoscape, Photoshop, Adobe Creative Cloud Express) mit denen man eigene Wasserzeichen erstellen kann. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Geschäftspapiere mit eigenem Wasserzeichen erstellen zu lassen.

Was bedeutet "Wasserzeichen"? - Dropbox
Wasserzeichen Papier ist etwas Besonderes - HERRMANN Druck+Media GmbH
Digitale Wasserzeichen - Schutz digitaler Mediendaten - Fraunhofer-Gesellschaft